I CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNI
Indice:
1. L’istituzione dei canali di segnalazione
2. I soggetti cui va affidata la gestione delle segnalazioni
3. La segnalazione inviata ad un seggetto non competente
4. Le attività cui è tenuto chi gestisce le segnalazioni
5. Le informazioni da inserire sul sito e sulla pagina della piattaforma per evitare errori da parte del segnalante
6. La possibilità per alcuni enti di gestire in modo condiviso le segnalazioni
7. La disciplina della procedura di gestione delle segnalazioni nel PIAO, PTPTC, MOG 231 o in altro atto organizzativo
8. La mancata istituzione dei canali interni e delle relative procedure o istituzione non conforme
La gestione dei canali di segnalazione avviene in diversi modi:
- Affidamento a una persona interna all’amministrazione/ente;
- Delega a un ufficio dell’amministrazione/ente con personale dedicato, anche se non in via esclusiva;
- Assegnazione a un soggetto esterno
È importante sottolineare che nei soggetti del settore pubblico obbligati a nominare un Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT), la gestione del canale interno è di competenza di quest’ultimo. La persona incaricata di gestire le segnalazioni deve possedere il requisito dell’autonomia, che, secondo l’ANAC, deve essere interpretato come imparzialità e indipendenza. Di conseguenza, le amministrazioni/enti del settore pubblico e privato, nell’affidare questo incarico, devono valutare se il soggetto ha le caratteristiche essenziali per svolgere l’attività richiesta.
In particolare, i soggetti responsabili della gestione delle segnalazioni devono:
Nel caso di soggetti interni, essere autorizzati al trattamento dei dati personali da parte delle amministrazioni/enti, ricevendo una formazione specifica sulla privacy;
Nel caso di soggetti esterni, essere responsabili del trattamento attraverso un accordo appositamente stipulato con l’amministrazione/ente;
Ricevere una formazione professionale adeguata sulla disciplina del whistleblowing, anche con riferimento a casi concreti.
Nel settore privato, la scelta del soggetto incaricato della gestione delle segnalazioni è lasciata all’autonomia organizzativa di ciascun ente, considerando le esigenze legate alle dimensioni, alla natura dell’attività svolta e alla realtà organizzativa concreta. Questo, naturalmente, nel rispetto dei requisiti stabiliti dal legislatore. A titolo esemplificativo, il ruolo può essere assegnato agli organi di internal audit, all’Organismo di vigilanza previsto dal d.lgs. n. 231/2001, ai comitati etici, tra gli altri. Nel caso in cui il gestore si trovi in una situazione di conflitto di interessi rispetto a una specifica segnalazione (ad esempio, è soggetto segnalato o segnalante), si ritiene che sussistano le condizioni per effettuare una segnalazione esterna all’ANAC, poiché non è garantito un efficace seguito alla segnalazione. È fondamentale che i canali interni siano progettati in modo da consentire un accesso selettivo alle segnalazioni solo da parte del personale autorizzato, nel rispetto della riservatezza e della disciplina sul trattamento dei dati personali.
