L’OBBLIGO DI RISERVATEZZA
Indice:
1. Il requisito della riservatezza
2. Il principo di minimizzazione e di limitazione della conservazione
3. La protezione dell’identità nei procedimenti connessi
4. La protezione dell’identità anche da parte di tutti i soggetti riceventi
5. La tutela del segnalato
6. L’anonimato
È di fondamentale importanza sottolineare che il primo comma dell’articolo in questione, concernente la riservatezza, afferma che le organizzazioni sono incaricate di utilizzare le informazioni presenti nelle segnalazioni esclusivamente per i propri scopi, conservandole per il periodo necessario per darvi seguito, senza oltrepassare tale termine. Questa formulazione, una chiara manifestazione dei principi di minimizzazione dei dati e di limitazione della conservazione (articolo 5, comma 1, lettere c ed e del Regolamento UE 2016/679), si allinea perfettamente con l’idea che la segnalazione rappresenti un’allerta specifica destinata ad attivare ulteriori controlli, circoscritti al contesto della segnalazione, da parte del destinatario, con la possibilità che la conservazione non sia più necessaria una volta conclusa la fase di accertamento.
In modo analogo, la pratica della minimizzazione si estende all’accesso alle informazioni identificative del soggetto che effettua la segnalazione: tale accesso è concesso unicamente alle persone incaricate della ricezione e dell’istruttoria della segnalazione, e può essere esteso ad altri soggetti solo con il consenso esplicito del soggetto segnalante. Di conseguenza, risulta evidente che, coinvolgendo altri soggetti nelle attività di accertamento, vanno condivise esclusivamente le informazioni strettamente necessarie per il loro specifico compito. In ogni circostanza, coloro autorizzati a trattare tali dati operano sotto l’istruzione e la supervisione del responsabile del trattamento, in piena conformità alle disposizioni stabilite dal Regolamento UE 2016/679.
