I CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNI
Indice:
1. L’istituzione dei canali di segnalazione
2. I soggetti cui va affidata la gestione delle segnalazioni
3. La segnalazione inviata ad un seggetto non competente
4. Le attività cui è tenuto chi gestisce le segnalazioni
5. Le informazioni da inserire sul sito e sulla pagina della piattaforma per evitare errori da parte del segnalante
6. La possibilità per alcuni enti di gestire in modo condiviso le segnalazioni
7. La disciplina della procedura di gestione delle segnalazioni nel PIAO, PTPTC, MOG 231 o in altro atto organizzativo
8. La mancata istituzione dei canali interni e delle relative procedure o istituzione non conforme
Chi gestisce le segnalazioni è tenuto a rispettare le disposizioni normative al fine di garantire un’efficiente e tempestiva gestione delle segnalazioni e la protezione degli individui segnalanti.
Le attività del gestore delle segnalazioni includono il rilascio di un avviso di ricevimento entro sette giorni dalla data di ricezione della segnalazione, il mantenimento di interlocuzioni con la persona segnalante e l’adozione di un adeguato seguito alle segnalazioni ricevute. In particolare, tale seguito deve rispettare tempistiche ragionevoli e garantire la riservatezza dei dati.
La valutazione dell’ammissibilità della segnalazione, seguendo i criteri dell’Autorità, comporta la verifica della presenza di elementi di fatto idonei e della corretta documentazione. In caso di ammissibilità, si avvia un’istruttoria interna per valutare la veridicità dei fatti segnalati.
Il gestore fornisce poi un riscontro alla persona segnalante, inteso come comunicazione delle informazioni relative al seguito dato alla segnalazione. È importante sottolineare che il gestore deve evitare di accertare responsabilità individuali o svolgere controlli di legittimità o merito sugli atti dell’ente segnalato.
Nel caso di manifesta infondatezza della segnalazione, questa viene archiviata con motivazione adeguata. Se, invece, si ravvisa la fondatezza della segnalazione, si procede a coinvolgere gli organi competenti interni o esterni, in conformità alle rispettive competenze.
Il “riscontro” da fornire entro tre mesi può comprendere l’archiviazione, l’avvio di un’inchiesta interna con relative risultanze o l’inoltro a un’autorità competente. Tuttavia, è possibile fornire un riscontro interlocutorio entro il termine stabilito, comunicando le attività intraprese e lo stato di avanzamento dell’istruttoria, con l’obbligo di informare la persona segnalante degli esiti conclusivi al termine dell’istruttoria.
