I CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNI
Indice:
1. L’istituzione dei canali di segnalazione
2. I soggetti cui va affidata la gestione delle segnalazioni
3. La segnalazione inviata ad un seggetto non competente
4. Le attività cui è tenuto chi gestisce le segnalazioni
5. Le informazioni da inserire sul sito e sulla pagina della piattaforma per evitare errori da parte del segnalante
6. La possibilità per alcuni enti di gestire in modo condiviso le segnalazioni
7. La disciplina della procedura di gestione delle segnalazioni nel PIAO, PTPTC, MOG 231 o in altro atto organizzativo
8. La mancata istituzione dei canali interni e delle relative procedure o istituzione non conforme
È fondamentale per le amministrazioni e gli enti comunicare internamente l’obbligo di specificare la volontà di mantenere l’anonimato e di fruire delle tutele previste in caso di segnalazione. Questa specifica agevola la trasmissione tempestiva delle segnalazioni errate a soggetti competenti nel caso in cui giungano a un destinatario non autorizzato. Ad esempio, nel caso di una busta chiusa con l’indicazione di essere una segnalazione di whistleblowing, il destinatario, senza aprirla, deve trasmetterla prontamente ai responsabili designati per gestire le segnalazioni di whistleblowing.
In mancanza di questa specifica chiara, la segnalazione potrebbe essere trattata come ordinaria, pertanto è essenziale che le amministrazioni e gli enti chiariscano sul sito istituzionale e sulla piattaforma dedicata le diverse conseguenze in caso di segnalazione ordinaria e di whistleblowing. Si raccomanda di includere, nei modelli di trasmissione delle segnalazioni ordinarie, una richiesta esplicita ai segnalanti di dichiarare se desiderano mantenere l’anonimato e godere delle tutele previste per i whistleblower.
Inoltre, coloro che gestiscono il canale interno di segnalazione devono fornire informazioni dettagliate sull’utilizzo dei canali interni ed esterni, gestiti anche dall’ANAC, con particolare attenzione ai requisiti per effettuare segnalazioni attraverso tali canali, agli enti competenti per la gestione delle segnalazioni interne e alle procedure coinvolte. Queste informazioni devono essere chiare e facilmente accessibili anche per coloro che non frequentano fisicamente i luoghi di lavoro ma sono autorizzati a presentare segnalazioni di whistleblowing.
È consigliabile esporre tali informazioni in punti visibili nei luoghi di lavoro e dedicare una sezione apposita sul sito web istituzionale dell’ente. Inoltre, è importante trattare questi temi durante corsi e formazioni sull’etica e l’integrità. In ogni circostanza, le amministrazioni e gli enti possono contemplare nei propri Codici di comportamento o codici di condotta l’obbligo specifico di trasmettere immediatamente le segnalazioni di whistleblowing ricevute per errore.
